Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité décrit les conditions dans lesquelles Dossim traite les données à caractère personnel dans le cadre de ses services.

Elle s'applique notamment aux candidats à la location, co-candidats, garants, utilisateurs professionnels, membres d'agences et autres personnes utilisant Dossim.

1. Responsable du traitement

Dossim est exploité par l'éditeur identifié dans les Mentions légales accessibles depuis le service.

Selon le traitement concerné, l'éditeur de Dossim peut intervenir en qualité de responsable du traitement ou traiter certaines données pour le compte d'un professionnel utilisant le service.

Les coordonnées permettant de contacter Dossim figurent dans les Mentions légales.

2. Objet de Dossim

Dossim est une solution permettant notamment de faciliter la constitution, l'organisation, la vérification, la transmission et la gestion de dossiers de candidature locative.

Le service permet notamment aux candidats de renseigner leur situation et de déposer leurs justificatifs, et aux professionnels autorisés de consulter les dossiers correspondant aux biens dont ils assurent la gestion.

Dossim peut également proposer des fonctionnalités automatisées d'assistance documentaire, notamment Marc.

3. Responsabilité des professionnels utilisant Dossim

Les agences immobilières, bailleurs et autres professionnels utilisant Dossim demeurent responsables des traitements de données qu'ils déterminent pour leurs propres finalités.

Ils restent notamment responsables :

de la licéité des informations et justificatifs qu'ils demandent ;
des habilitations accordées à leurs collaborateurs ;
de l'examen des candidatures ;
de l'appréciation de la situation des candidats ;
de leurs obligations professionnelles ;
des décisions relatives à l'attribution d'un logement ;
du respect des règles relatives à la non-discrimination.

L'utilisation de Dossim ne transfère pas à Dossim les responsabilités appartenant au professionnel.

4. Personnes concernées

Dossim peut notamment traiter des données concernant :

les candidats ;
les co-candidats ;
les conjoints ou autres membres du foyer lorsque cela est pertinent ;
les garants ;
les utilisateurs d'une agence ;
les représentants d'une organisation ;
les personnes contactant Dossim.

5. Origine des données

Les données peuvent être fournies :

directement par la personne concernée ;
par un candidat concernant les membres de son dossier ;
par un utilisateur professionnel ;
par l'organisation à laquelle appartient l'utilisateur ;
automatiquement lors de l'utilisation technique du service.

Lorsqu'un utilisateur transmet les données d'un tiers, il lui appartient de s'assurer qu'il est autorisé à le faire.

6. Catégories de données traitées

Selon l'utilisation du service, Dossim peut notamment traiter :

Données d'identification et de contact

Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone et informations nécessaires à l'authentification.

Informations relatives au foyer

Composition du foyer, nombre d'adultes, nombre d'enfants, co-candidats et autres informations nécessaires à la constitution du dossier.

Situation professionnelle

Statut professionnel, employeur, nature du contrat, dates pertinentes, activité professionnelle et informations nécessaires à la justification de cette situation.

Revenus et ressources

Revenus déclarés, ressources complémentaires et informations figurant sur les justificatifs transmis.

Situation de logement

Situation actuelle, informations relatives au logement et éléments nécessaires au dossier locatif.

Situation fiscale

Informations et documents fiscaux nécessaires à la constitution du dossier.

Garanties

Type de garantie, existence d'un garant, garantie Visale ou autre mécanisme applicable et informations relatives au garant.

Documents

Documents d'identité, justificatifs professionnels, justificatifs de ressources, justificatifs de domicile, documents fiscaux, documents relatifs aux garanties et autres pièces nécessaires au dossier.

Données relatives aux biens

Référence du bien, adresse, loyer, caractéristiques et informations associées à la candidature.

Données relatives aux agences

Informations sur l'agence, ses membres, leurs rôles et les biens qu'ils gèrent.

Données relatives aux paiements

Référence de paiement, montant, état de la transaction et informations nécessaires au suivi d'une prestation payante.

Dossim n'a pas vocation à conserver directement les données complètes de carte bancaire.

Données techniques

Adresse IP lorsque cela est nécessaire, informations de session, navigateur, événements de sécurité, journaux techniques, événements applicatifs et données nécessaires au diagnostic du service.

7. Documents inutiles ou transmis par erreur

Les utilisateurs doivent uniquement transmettre les informations et documents nécessaires à la constitution ou au traitement du dossier concerné.

Il est notamment demandé de ne pas transmettre volontairement de données sans rapport avec la candidature ou de catégories particulières de données qui ne seraient pas nécessaires.

Dossim peut limiter, rendre inaccessible ou supprimer un document manifestement transmis par erreur, manifestement inutile au service ou dont le traitement présenterait un risque juridique ou de sécurité.

Le fait qu'une information ait techniquement pu être déposée ne signifie pas que Dossim ou un professionnel est autorisé à l'utiliser pour une finalité étrangère au dossier.

8. Exactitude des données

Les informations sont principalement fournies par les utilisateurs.

Il appartient à chaque utilisateur de fournir des informations suffisamment exactes, sincères et actualisées.

Dossim peut mettre à disposition des mécanismes permettant de détecter certaines incohérences mais ne garantit pas l'exactitude ou l'authenticité de l'ensemble des données fournies.

Cette disposition ne limite pas les obligations de rectification ou de suppression qui incombent à Dossim.

9. Finalités des traitements

Les données peuvent notamment être traitées afin de :

créer et sécuriser les comptes ;
authentifier les utilisateurs ;
permettre la constitution d'un dossier locatif ;
enregistrer les informations du dossier ;
permettre le dépôt des documents ;
permettre la transmission d'une candidature ;
donner accès au dossier aux professionnels autorisés ;
permettre le fonctionnement de Marc ;
analyser les documents dans le cadre des fonctionnalités demandées ;
traiter les paiements ;
fournir une assistance ;
gérer les incidents et anomalies ;
prévenir les abus et les accès non autorisés ;
assurer la sécurité du service ;
gérer les réclamations ;
respecter les obligations légales ;
établir, exercer ou défendre des droits en justice ;
améliorer le fonctionnement technique de Dossim à partir de données appropriées.

10. Bases juridiques

Selon le traitement concerné, Dossim peut s'appuyer notamment sur :

l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles demandées par l'utilisateur ;
le respect d'une obligation légale ;
l'intérêt légitime de Dossim, notamment en matière de sécurité, prévention des abus, fonctionnement du service et défense de ses droits ;
le consentement lorsque celui-ci est juridiquement requis.

Lorsque Dossim traite des données pour le compte d'une agence ou d'un autre professionnel, la base juridique du traitement principal peut être déterminée par ce professionnel.

11. Marc et traitements automatisés

Marc est une fonctionnalité facultative d'assistance documentaire.

Son fonctionnement peut reposer sur des technologies automatisées et d'intelligence artificielle.

Selon les fonctionnalités utilisées, Marc peut notamment :

identifier la nature d'un document ;
extraire certaines informations ;
vérifier la présence de pièces ;
comparer certaines informations ;
détecter des incohérences apparentes ;
identifier des éléments manquants ;
indiquer qu'un document semble devoir être remplacé ;
déterminer si un dossier apparaît complet ou incomplet au regard des contrôles réalisés.

12. Limites de Marc

Marc constitue une assistance documentaire.

Il ne constitue notamment pas :

une certification de l'authenticité des documents ;
une expertise juridique ;
une certification d'identité ;
une garantie contre la fraude ;
une certification de solvabilité ;
une notation financière ;
une garantie de capacité future à payer un loyer ;
une recommandation d'accepter ou de refuser un candidat ;
une garantie d'obtention d'un logement.

Un système automatisé peut ne pas identifier une fraude ou peut interpréter incorrectement un document authentique.

13. Absence de décision automatisée d'attribution

Dossim ne prend pas automatiquement la décision d'accepter ou de refuser une candidature.

Marc ne sélectionne pas le locataire.

Marc ne procède pas à un classement automatisé destiné à déterminer quel candidat doit obtenir le logement.

La décision appartient à l'agence, au bailleur ou au professionnel compétent.

Dossim n'a pas vocation à prendre une décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur le seul fondement d'un traitement automatisé au sens de la réglementation applicable.

14. Prestataires intervenant dans les traitements automatisés

Dossim peut recourir à des prestataires spécialisés pour assurer certaines opérations techniques nécessaires au fonctionnement de Marc ou d'autres fonctionnalités automatisées.

Seules les données nécessaires à la prestation concernée ont vocation à être traitées dans ce cadre.

Ces prestataires interviennent selon les protections contractuelles et techniques applicables.

Le changement d'un prestataire technique ne modifie pas, par lui-même, les finalités poursuivies par Dossim.

15. Authentification

Dossim peut proposer plusieurs méthodes d'authentification.

Selon le mécanisme choisi, certaines données nécessaires à la connexion peuvent être traitées par un prestataire d'authentification.

Lorsqu'un utilisateur choisit une authentification fournie par un tiers, ce tiers peut également traiter certaines informations conformément à ses propres conditions.

16. Destinataires

Les données peuvent être accessibles, dans la limite de leurs besoins respectifs :

aux personnes autorisées au sein de Dossim ;
aux professionnels autorisés à accéder à la candidature concernée ;
aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service ;
aux prestataires intervenant dans les paiements ;
aux prestataires intervenant dans les communications nécessaires au service ;
aux prestataires intervenant dans certains traitements automatisés ;
aux autorités ou juridictions lorsque la loi l'exige.

Dossim ne vend pas les dossiers locatifs ni les données personnelles des candidats.

17. Accès des agences et cloisonnement

Une agence n'a vocation à accéder qu'aux dossiers correspondant aux candidatures auxquelles elle est autorisée à accéder dans le cadre de son activité.

Dossim utilise des mécanismes d'autorisation destinés à cloisonner les accès entre organisations et utilisateurs.

Les professionnels doivent eux-mêmes limiter l'accès à leurs collaborateurs ayant besoin de consulter les données.

18. Prestataires techniques

Dossim utilise différents prestataires nécessaires au fonctionnement du service, notamment dans les domaines :

de l'hébergement ;
du stockage ;
des bases de données ;
de l'authentification ;
du paiement ;
des communications transactionnelles ;
de la sécurité ;
de certains traitements automatisés.

La liste exacte des prestataires peut évoluer avec l'infrastructure technique du service.

19. Transferts internationaux

Certains prestataires peuvent être établis ou traiter des données en dehors de l'Espace économique européen.

Lorsque la réglementation l'exige, Dossim met en place ou s'appuie sur les mécanismes juridiques nécessaires afin d'encadrer ces transferts.

Ces mécanismes peuvent notamment reposer sur une décision d'adéquation ou sur des clauses contractuelles appropriées.

20. Conservation des dossiers

Pour un candidat non retenu, les données et documents nécessaires à l'étude de la solvabilité et de la candidature sont destinés à être conservés en base active pendant une durée maximale de 60 jours à compter de la clôture de la dernière candidature active à laquelle le dossier est nécessaire.

Lorsqu'aucune candidature active n'est associée au dossier, le délai peut être apprécié à partir de la dernière activité utile relative au dossier.

Lorsqu'un même dossier est utilisé pour plusieurs candidatures, la durée peut être calculée à partir de la dernière candidature pour laquelle les données sont encore nécessaires.

Cette durée de 60 jours constitue une politique de conservation adoptée par Dossim et non une durée universellement imposée par le RGPD.

21. Suppression anticipée

Certaines données peuvent être supprimées avant l'expiration de leur durée normale lorsqu'elles ne sont plus nécessaires ou lorsqu'une demande valable de suppression peut être satisfaite.

La fermeture d'un compte n'implique toutefois pas nécessairement l'effacement instantané de toutes les données lorsque leur conservation temporaire reste nécessaire à une obligation légale, une opération en cours, un litige ou la sécurité du service.

22. Exceptions aux durées principales

Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsqu'une durée différente est nécessaire afin de :

respecter une obligation comptable, fiscale ou légale ;
établir la preuve d'un paiement ou d'un contrat ;
prévenir ou traiter une fraude ;
gérer un litige ;
répondre à une autorité compétente ;
assurer la sécurité ;
établir, exercer ou défendre un droit.

Lorsque cela est possible, ces données sont conservées séparément ou avec un accès limité.

23. Données anonymisées

Dossim peut conserver des données réellement anonymisées ne permettant plus d'identifier une personne.

Les données anonymisées ne sont plus des données à caractère personnel lorsqu'aucune réidentification raisonnable n'est possible.

24. Sécurité

Dossim met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données traitées et aux risques identifiés.

Ces mesures peuvent notamment inclure :

des mécanismes d'authentification ;
des contrôles d'accès ;
le cloisonnement entre organisations ;
des politiques d'autorisation au niveau des données ;
des espaces de stockage privés ;
des liens d'accès temporaires aux documents ;
des journaux techniques ;
des principes de limitation des privilèges ;
des mesures de protection des sessions ;
des mesures de surveillance et de sécurité adaptées.

Aucun système informatique ne permet néanmoins de garantir une sécurité absolue.

Cette absence de garantie absolue ne limite pas les obligations de sécurité qui incombent à Dossim.

25. Confidentialité des documents

Les documents déposés dans Dossim ne sont pas destinés à être publiquement accessibles.

Dossim met en œuvre des mécanismes visant à limiter leur accès aux personnes autorisées.

Lorsqu'un professionnel télécharge ou copie un document en dehors de Dossim, cette copie échappe ensuite au contrôle technique direct de Dossim.

Le professionnel devient responsable de ses propres copies conformément à ses obligations.

26. Obligations de sécurité des utilisateurs

Les utilisateurs doivent prendre des mesures raisonnables afin de protéger :

leur adresse électronique ;
leurs appareils ;
leurs moyens d'authentification ;
leurs sessions ;
les documents qu'ils téléchargent.

Ils doivent informer Dossim lorsqu'ils suspectent un accès non autorisé à leur compte.

27. Données concernant des tiers

Un candidat peut être amené à renseigner des informations concernant un co-candidat, un garant ou une autre personne.

Il lui appartient de s'assurer qu'il est autorisé à transmettre ces informations et, lorsque cela est nécessaire, d'en informer la personne concernée.

28. Stockage local, session et technologies nécessaires

Dossim peut utiliser des mécanismes techniques nécessaires au fonctionnement du service, notamment des technologies de session, de stockage local ou des cookies strictement nécessaires.

Ces mécanismes peuvent servir notamment à maintenir une session, préserver temporairement un parcours, assurer la sécurité ou mémoriser certaines informations nécessaires au fonctionnement.

Lorsqu'un mécanisme non strictement nécessaire nécessite un consentement, celui-ci est recueilli conformément aux règles applicables.

29. Mesure du fonctionnement

Dossim peut traiter certaines données techniques afin de comprendre le fonctionnement de ses interfaces, identifier des anomalies, améliorer les performances et assurer la sécurité.

Ces traitements doivent rester proportionnés à la finalité poursuivie.

30. Autorités et obligations légales

Dossim peut communiquer certaines informations lorsqu'une autorité administrative ou judiciaire compétente en fait la demande dans les conditions prévues par la loi.

Dossim peut également conserver certaines informations lorsque cela est nécessaire afin de répondre à une obligation légale.

31. Droits des personnes

Selon les circonstances et la base juridique du traitement, une personne peut notamment bénéficier :

du droit d'accès ;
du droit de rectification ;
du droit à l'effacement ;
du droit à la limitation ;
du droit d'opposition ;
du droit à la portabilité ;
du droit de retirer son consentement lorsqu'un traitement repose sur celui-ci ;
des droits applicables en matière de décisions automatisées.

L'exercice d'un droit peut être limité lorsque la réglementation prévoit une exception.

32. Demandes relevant d'une agence

Lorsque Dossim traite certaines données exclusivement pour le compte d'une agence ou d'un autre professionnel, une demande concernant ces données peut devoir être traitée par le responsable du traitement concerné.

Dossim peut alors transmettre la demande au professionnel concerné ou assister celui-ci selon les obligations applicables.

33. Vérification de l'identité

Afin d'éviter de communiquer des données à une personne non autorisée, Dossim peut demander les informations raisonnablement nécessaires afin de vérifier l'identité de la personne exerçant un droit.

Cette vérification doit rester proportionnée.

34. Exercice des droits

Les droits peuvent être exercés en utilisant les coordonnées de Dossim figurant dans les Mentions légales.

La demande doit permettre d'identifier suffisamment la personne et le traitement concerné.

35. Réclamation auprès de la CNIL

Toute personne estimant que ses droits relatifs aux données personnelles ne sont pas respectés peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, sous réserve des voies de recours disponibles.

36. Mineurs

Dossim n'a pas vocation à permettre à un mineur juridiquement incapable de conclure seul les opérations concernées de contourner les règles de capacité applicables.

Lorsqu'un mineur intervient dans un dossier, les règles applicables à sa situation doivent être respectées.

37. Violation de données

Lorsqu'un incident de sécurité entraîne une violation de données personnelles, Dossim prend les mesures prévues par la réglementation applicable.

Lorsque les conditions légales sont réunies, la violation peut être notifiée à l'autorité compétente et aux personnes concernées.

38. Évolution du service

Dossim peut faire évoluer son infrastructure, ses fonctionnalités et ses prestataires.

La présente Politique peut être modifiée afin de refléter ces évolutions ou une modification de la réglementation.

Une modification du prestataire technique n'autorise pas Dossim à utiliser les données pour une finalité incompatible avec celles annoncées.

39. Modification de la Politique

La version applicable est celle accessible depuis Dossim.

En cas de modification importante affectant les droits ou les traitements des utilisateurs, Dossim peut mettre en œuvre les mesures d'information appropriées.

40. Principes généraux

Dossim cherche à limiter les traitements aux informations nécessaires au fonctionnement du service et aux finalités annoncées.

Dossim ne se substitue ni au candidat quant à l'exactitude des informations qu'il fournit, ni au professionnel de l'immobilier quant à l'analyse et à la décision qu'il lui appartient de prendre.